8 conseils pour réussir la captation vidéo de votre événement

Vous organisez une conférence, un festival ou un séminaire d’entreprise ?  La vidéo est incontournable pour immortaliser votre événement et le rendre accessible au plus grand nombre ! On vous donne 8 conseils à suivre absolument pour réussir la prise de vue d’une vidéo évènementielle !

Si vous êtes l’organisateur d’un événement, vous connaissez le temps et l’énergie que cela demande en préparatif pour que tout se passe bien le jour J. Il serait dommage de rater l’occasion d’immortaliser ce moment si longuement préparé et dont l’impact pour votre communication pourrait être décuplé grâce à la vidéo.

Pourquoi choisir la captation vidéo pour votre événement ?

La captation vidéo est le fait de filmer et d’enregistrer les informations transmises lors d’un événement pour les diffuser au plus grand nombre, en direct ou en différé, sur grand écran ou sur écran mobile. Une manière d’enrichir votre contenu digital et de soutenir la stratégie de communication de votre entreprise pour une visibilité accrue.

Une captation vidéo vous permet de :

• Promouvoir votre événement ! Avec les images enregistrées, il est facile d’en faire un résumé sous forme d’aftermovie retraçant les temps forts et l’ambiance du moment pour en faire la promotion à posteriori. C’est une véritable source de contenu à partager sur vos réseaux sociaux, site internet ou newsletter.
• Diffuser votre événement en direct ! Que ce soit pour améliorer la visibilité des interventions sur grand écran ou élargir le public grâce au live streaming, l’enregistrement vidéo en direct est une aubaine pour rendre un événement accessible à tous.
• Partagez votre événement en replay ! Sur une plateforme de diffusion, le film de votre événement pourra être partagé en ligne afin d’être vu ou revu par une audience plus large.

Chez Shapers Production, on se charge d’enregistrer les meilleurs moments de votre événement pour les restituer, à posteriori, sous la forme d’une vidéo authentique et qualitative.

Pour ne rater aucune de ces opportunités, découvrez comment réussir votre vidéo et les prises de vues de votre évènement sans accrocs !

1- Planifier la captation vidéo

Comme pour tout projet audiovisuel, une prise de vue de vidéo se prépare en amont pour s’assurer un enregistrement optimal le jour de l’événement. Pour être sûr de ne rien louper, vous devez définir les objectifs de la captation vidéo et identifier les moments clés à enregistrer coûte que coûte.

2 – Repérer les lieux

Le repérage des lieux de l’événement est indispensable. Cela permet à l’équipe en charge de la captation d’évaluer l’espace disponible pour le matériel, les meilleurs endroits pour une prise de vue, l’éclairage nécessaire pour obtenir une image de qualité, le placement des micros pour optimiser la qualité du son, sans oublier le mobilier et le décor.

3 – Préparer le matériel pour la prise de vue

En fonction du lieu et de vos objectifs, vous pourriez avoir besoin d’un équipement particulier : éclairage, micros, ordinateurs… Préparez chaque accessoire minutieusement pour ne pas vous retrouver dépourvu le jour J. Personne n’aime se retrouver en rade de batterie, de mémoire ou de connexion quand il s’agit d’enregistrer un événement.

4 – Choisir les meilleurs plans

Qu’il s’agisse d’enregistrer le film d’une conférence, d’un spectacle ou d’une présentation corporate, définir les plans à l’avance pour rendre compte de l’événement est une étape cruciale. Souhaitez-vous focaliser uniquement sur les interventions ? Voir apparaître les réactions des participants ou des invités présents ? Proposer des plans fixes ou des plans mobiles ? La réponse à ces questions est déterminante pour évaluer les besoins en matériels (caméra fixe ou mobile, micros…) et dynamiser la réalisation finale.

5 – Informer les équipes en charge de la captation

Les équipes en charge de la captation devront être tenues informées en amont du planning et du déroulement de l’événement afin de se placer au bon endroit au bon moment. Ils doivent être en mesure d’enregistrer les moments et les intervenants importants.

Pensez à leur fournir un trombinoscope avec le nom des intervenants afin de pouvoir réaliser les synthés (annotations sur la vidéo précisant le nom et le poste de la personne filmée).

6 – Prévoir les modalités d’interaction

Pour permettre les interactions pendant votre événement comme des interviews, des échanges entre l’animation, le public ou les invités, il faudra prévoir un certain nombre d’équipements et d’outils : micros, caméras, animateur,…

7 – S’assurer du droit à l’image

Pensez à demander une autorisation écrite aux intervenants pour la captation et les usages qui seront faits de la vidéo. Le public doit également être prévenu qu’une captation est réalisée et que leur image est susceptible d’être enregistrée.

8 – Soigner la diffusion

La diffusion en différé offre la possibilité de rajouter des éléments en post production, des images, des sons, des informations complémentaires qui viendront étoffer votre film événementiel. Selon les objectifs de votre événement, vous pouvez opter pour une diffusion sur internet ou sur les réseaux sociaux ou présenter l’évènement sur grand écran. Votre choix de diffusion influencera aussi la prise de votre vidéo.

Shapers production, agence experte en audiovisuel et motion design, vous accompagne dans la production de vidéos pour vos événements, du brief au montage final. Faites appel à nos spécialistes à Rennes, Paris et Nantes !

# en direct sur internet # vidéo lors dun événement